Bedrijfsvoering

Afgelopen jaar is dienstverlening verder onder de aandacht gebracht door het onderwerp op te nemen in het aanbod van het Leer!plein. Enerzijds om medewerkers bewuster te maken van hun invloed op de kwaliteit van de dienstverlening, anderzijds om hen te enthousiasmeren processen te (her)zien en in te richten vanuit het perspectief van de inwoners en ondernemers van Harderwijk en Hierden.

Daarnaast wordt volop ingezet op meer samenwerking binnen Harderwijk (teamoverstijgend) en met Ermelo, Zeewolde en Meerinzicht. Deze samenwerkingen richten zich op het bundelen van krachten, het delen van kennis en het efficiënter werken.

De oprichting van een gezamenlijk team waarin de beantwoording van eerstelijns klantcontact, de optimalisatie van contactkanalen en het beleid omtrent dienstverlening voor Harderwijk, Ermelo, Zeewolde en Meerinzicht wordt geborgd, heeft onder meer door veel personele wisselingen vertraging opgelopen. De vorming van dit zogenoemde Klant Expertise Centrum (KEC) wordt is in  2025 wel weer opnieuw opgepakt en zal gefaseerd doorlopen tot en met 2027.

In de organisatievisie van de gemeente Harderwijk staat de best mogelijke dienstverlening aan inwoners, ondernemers en bezoekers voorop. In de voorgaande jaren zijn in dat licht aanpassingen verricht aan de structuur voor de organisatie – en – is geïnvesteerd in de talentontwikkeling van medewerkers en leidinggevenden. Zowel middels het Leerplein als het leiderschapsprogramma. Daarmee is een solide basis ontstaan, van waaruit continue verder gewerkt wordt aan de kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. 
In de loop van 2025 vond er een directiewisseling plaats vanwege het vertrek van de directeur Stad & Omgeving. Met de komst van de nieuwe directeur per 1 november jl. was het directieteam weer compleet. De focus en energie ligt op en bij de uitvoering- en afronding van de ambities in het collegeprogramma. 
Het leiderschapsprogramma werd in 2025 onder externe begeleiding voortgezet, met een uitloop naar begin 2026. De verdere versteviging van integrale samenwerking tussen domein Stad & Omgeving, domein Mens & Maatschappij en Meerinzicht zal hierin de nadruk krijgen. Ook het verder versterken van het bestuurlijk-ambtelijk samenspel in het realiseren van de ambities voor gemeente Harderwijk en de snelgroeiende ontwikkelingen op terrein van (digitale) dienstverlening blijven een aandachtspunt.

Het Leer!plein  faciliteert leren en ontwikkelen binnen de gemeenten Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht. De vastgestelde visie op leren en ontwikkelen EHZM is het uitgangspunt waaruit gewerkt wordt. Het Leer!plein draagt structureel bij aan vitale, lerende, dienstverlenende en toekomstbestendige organisaties. Op het Leer!plein staat aanbod dat aansluit bij de ontwikkelbehoefte van medewerkers, het gaat om onderwerpen waar de vier organisaties beter in willen worden en meer over willen leren. 

In 2025 zijn de volgende leerthema's toegevoegd aan het Leer!plein: dienstverlening, netwerksamenwerking en digitalisering & innovatie. Verder is in 2025 het leiderschapsprogramma 'Leidinggeven is een vak' voor leidinggevenden van EHZM gestart en is voor het eerst een ontwikkelprogramma voor trainees gestart met deelname van young professionals van EHZM. Vragen naar maatwerk leerinterventies zijn  ten opzichte van 2024 toegenomen. 

In 2026 wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van lerende organisaties door onder andere het ontwikkelen van een MBO-traineeprogramma, het ontwerpen van functie leerlijnen en een pilot met skills gericht werken. Ontwikkelingen waar we met de vier organisaties in goed overleg aan werken en trots op kunnen zijn. 

Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en Meerinzicht werken in het Sociaal Domein sinds 2018 beleidsmatig samen. De drie brongemeenten werken samen aan een actualisatie van de opdracht aan Meerinzicht. Dit wordt gedaan op basis van de nota Sociaal Domein en de beschikbare budgetten.
Het domein Bedrijfsvoering voert reguliere taken ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de drie brongemeenten en Meerinzicht zelf uit op het terrein van personeel, organisatie en communicatie. De inkoop wordt op basis van een inkoopkalender daar waar mogelijk op regionale schaal georganiseerd. De gemeentelijke belastingen worden door Meerinzicht opgelegd en ingevorderd voor de brongemeenten en ook voert Meerinzicht de waardebepaling uit in het kader van de Wet WOZ. Daarnaast wordt de documentaire informatievoorziening uitgevoerd. Facilitaire dienstverlening wordt verzorgt en het gebouwbeheer van het gemeentelijk vastgoed gepland en uitgevoerd. De financiële dienstverlening en de P&C-cyclus van de brongemeenten en Meerinzicht wordt geleverd alsmede de verbijzonderde interne controlefunctie. Meerinzicht adviseert, ondersteunt en beheert rondom alle vraagstukken op het vakgebied informatisering en automatisering.

Bij de begroting 2025 is al geschetst dat de EU de komende jaren veel wetgeving op stapel heeft staan. Deze wetten zullen in de komende jaren veel gaan eisen van gemeentelijke organisaties. Digital Decade is een Europees programma voor de digitale transformatie van de Europese Unie in 2030. De kern ligt in de verhoging van onze digitale veiligheid. De wetten moeten in samenhang worden bekeken, niet afzonderlijk. Tussen nu en 2030 krijgen gemeenten te maken met 13 nieuwe regelgevende initiatieven op het gebied van digitalisering. In 2025 waren de NIS2 richtlijn en de AI wet de voor ons belangrijkste 2 Europese wetten. 

 NIS2 wordt waarschijnlijk in 2026 omgezet naar Nederlands recht met de Cyberbeveiligingswet. Daarmee gaan er nieuwe wettelijke vereisten voor gemeenten gelden op het gebied van informatieveiligheid. In EHZM verband is dit in 2025 opgepakt. Onder regie van Meerinzicht heeft een extern bureau een analyse uitgevoerd om een beeld te krijgen van waar de organisatie staat met betrekking tot de wettelijke vereisten. In 2026 zal op basis van de resultaten van deze analyse gewerkt worden aan aantoonbaar kunnen voldoen aan de wetgeving.

De AI wet heeft als doel om een balans te vinden tussen innovatie en de bescherming van de grondrechten van mensen, zoals verbod van discriminatie, menselijke waardigheid, persoonlijke autonomie, toegang tot gebalanceerde informatie en privacy. Gemeenten zijn vanaf augustus 2026 verplicht om bij gebruik van hoog risico algoritmen vooraf risicoanalyses uit te voeren. Ook zal er een register bijgehouden moeten gaan worden van alle algoritmen die gebruikt worden en die een impact op de inwoner kunnen hebben. Dit register moet in het kader van transparantie openbaar worden gemaakt. In 2025 is een handelingskader voor AI opgesteld en vastgesteld waarmee de privacy en informatieveiligheid van AI inzet is geborgd. Ook zijn er beeldvormende sessies met de netwerkdirectie en BOR gehouden. De opbrengsten hiervan zullen meegenomen worden in nog op te stellen beleid rondom AI en de AI wetgeving. Naar verwachting zal dit in 2026 plaatsvinden.

 Zoals in de begroting 2025 al is genoemd, start veel van de nieuwe wetgeving die op gemeenten afkomt met bewustwording van medewerkers. Vanuit privacy & informatieveiligheid is er in de afgelopen jaren voortdurend aandacht gevraagd voor die bewustwording. Voorbeelden in 2025 hiervan zijn verplichte trainingen voor nieuwe en bestaande medewerkers, inspelen op de actualiteit met berichten op intranet. 

Het college van B&W dient via de jaarrekening verantwoording af te leggen over het rechtmatig handelen aan de raad. 

Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die van belang zijn voor financiële handelingen van de gemeente. Met deze verantwoording geven wij invulling aan de artikelen 8 tot en met 11 in de Financiële Verordening 2024. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn drie criteria van belang:

• Het begrotingscriterium;
• Het voorwaardencriterium;
• Het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. 

De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf Bedrijfsvoering geven we hierna een toelichting op de afwijkingen zoals die worden genoemd in de rechtmatigheidsverantwoording. De rapporteringstolerantie voor onrechtmatigheden is door de raad vastgesteld op € 50.000,-. De uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording worden weergegeven in onderstaande tabel:

De ontwikkeling laat zien dat de organisatie stappen zet in het beter naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. In 2025 zijn geen nieuwe onrechtmatigheden ontstaan; de geconstateerde gevallen hebben betrekking op bestaande situaties. Dit duidt erop dat de beheersing aan de voorkant is verbeterd en dat nieuwe trajecten beter volgens de geldende regels worden ingericht. Tegelijkertijd blijft aandacht nodig voor het oplossen van bestaande onrechtmatigheden. De focus ligt op het versterken van de naleving van het inkoopbeleid, het vergroten van kennis bij budgethouders en het tijdig betrekken van inkoopdeskundigheid bij aanbestedingstrajecten. Hiermee wordt ingezet op het verder terugdringen van onrechtmatigheden en het structureel borgen van rechtmatig inkopen.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium
Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens. Met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te ontvangen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen en/of feitelijke handelingen, ontvangen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de tekst van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Dit wordt getoetst aan wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen en -afspraken. Wij hebben interne procedures om na te gaan dat (belasting-)gelden, subsidies, uitkeringen of bijdragen, enzovoort op de juiste manieren worden ingezet en besteed. Voor verschillende beleidsterreinen hebben wij preventieve en/of repressieve maatregelen. Preventieve maatregelen zijn met name regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Repressieve maatregelen zijn controle achteraf en sanctionering.

In 2023 is er overkoepelend beleid voor het voorkomen van misbruik- en oneigenlijk gebruik vastgesteld, deze is voor boekjaar 2025 nog altijd actueel. 

Eindconclusie:
Het totaal aan gerapporteerde onrechtmatigheden (€ 2.323.000,-) blijft onder de vastgestelde verantwoordingsgrens van 2% van de gerealiseerde bestedingen (€ 4.393.000,-). Het college concludeert dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties – conform de Kadernota Rechtmatigheid – rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor geldende grens.

Bij de 2e tussentijdse rapportage was er een geprognosticeerd resultaat van ca. € 1,56 miljoen. Daarvan is een bedrag van € 834.200,- reeds vrijgevallen in het begrotingssaldo bij de 2^e turap. Waarmee een verwacht voordeel van ca. €720.000,- overbleef. Nu bij de jaarrekening is het gerealiseerde voordeel ca. € 340.000,-. Dit wordt verschil wordt voornamelijk veroorzaakt door meer instroom en minder voordeel op de salarisbudgetten. In 2026 wordt een dergelijk overschot niet meer verwacht daar de ombuigingen op bedrijfsvoering vanaf 2026 hoger zijn. De taakstelling (P0-28) op eigen bedrijfsvoering van € 500.000,- is in de begroting 2026 reeds meerjarig ingevuld. 

Bedrijfsvoeringsbudgetten
Het positieve resultaat wordt net als vorig jaar voornamelijk verklaard door het langdurig openstaan van diverse vacatures en het later of niet direct invullen van functies van vertrokken medewerkers. De voornaamste reden hiervan is de krapte op de arbeidsmarkt, ook is er op diverse terreinen meer personeel doorbelast (ureninbreng) bij diverse subsidieregelingen met een voordelig effect op de bedrijfsvoering.
Het niet kunnen invullen van de diverse vacatures heeft ook direct effect op de werkvoorraad, waardoor bepaalde werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd en doorschuiven naar het nieuwe jaar. Dit effect is dan ook terug te zien in het onderhanden werk.

Overige personele budgetten
Dit betreft een saldering van diverse budgetten zoals arbobeleid, bedrijfsgezondheidszorg, organisatieontwikkeling, stagevergoedingen, werkkostenregeling en Werving en selectie.

Overige onderdelen
Het gaat hier om voorzieningen die zijn getroffen voor medewerkers waarbij het dienstverband is beëindigd door de gemeente Harderwijk. In een incidenteel geval zijn niet alle uitkeringskosten voorzien. Jaarlijks wordt bekeken of de voorzieningen die gevormd zijn voor voormalig personeel nog toereikend zijn voor toekomstige verplichtingen.
Daarnaast is in de begroting is geen rekening gehouden met de verhoging van de vergoeding voor raadsleden en de tijdelijke dubbele woonlasten van de burgemeester zoals reeds gemeld in de 2^e turap.

In- en uitstroom
Uit de analyse van de werkelijk geschreven interne uren aan de grondexploitaties kan worden geconcludeerd dat de begrote doorbelasting in 2025 te hoog is gebleken. Het gaat per saldo om een bedrag van € 500.000,-. Dit wordt deels (€ 147.000,-) gecompenseerd door niet ingevulde vacatureruimte binnen team Ruimtelijk projectenbureau.
Het netto resultaat is ontstaan doordat het aantal productieve uren per fte, waarmee rekening was gehouden in de begroting 2025 te hoog is gebleken, met ingang van de begroting 2026 is het aantal productieve uren gebaseerd op de landelijke werkwijze voor overheidstarieven.